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December 17, 2019

5 tipos de comunicación a tener en cuenta para un proyecto exitoso

Claves eficientes.

Clara Sporleder

Una de las claves fundamentales para el éxito de un proyecto es la comunicación efectiva y constante con todos los interesados. En ese sentido, el armado del plan de comunicación resulta esencial y a su vez puede presentar ciertas complejidades. 
Para garantizar la solidez del plan, puede ser útil chequear la presencia de los siguientes cinco tipos de comunicación: 
 
1. Comunicación interna con el equipo de proyecto
Para que un proyecto llegue a buen puerto es muy importante que el equipo esté comunicado. Mayor comunicación se traduce en mayor integración, participación y eficiencia. Pero, ¿cómo se logra exactamente? El secreto está en planificar desde el primer momento todas las instancias necesarias para garantizar la comunicación en todos los sentidos: de líderes a colaboradores, de los colaboradores entre sí, y de colaboradores a líderes. Por supuesto debe existir el encuentro de kick-off. Luego, las reuniones presenciales (o, en su defecto, por videoconferencia) periódicas ayudan a involucrar de lleno a las personas que forman parte del equipo. Pero a su vez es bueno contemplar y pactar la comunicación escrita e incluso tener en cuenta los tipos de comunicación informales que pueden darse, ya sea cara a cara o por medios como whatsapp, para tratar de aprovecharlos también al máximo. 
 
2. Comunicación con autoridades y sponsors
El objetivo de este tipo de comunicación es cuidar el vínculo primordial con ciertos actores que pueden no estar involucrados en el día a día del proyecto pero que sin embargo son cruciales para su continuidad y éxito. Esta comunicación debe estar orientada a fidelizarlos, y mantenerlos actualizados y al tanto de los principales sucesos del proyecto sin sobrecargarlos de información. 
 
3. Comunicación para la gestión del cambio
Esta función de la comunicación tiene un gran impacto en aquellos proyectos que conllevan cambios en procesos, bienes o servicios de la organización y/o en su cultura de trabajo. Trabaja sobre los supuestos, artefactos y valores para reducir la resistencia y lograr una rápida adaptación y aceptación por parte de las personas a la nueva realidad establecida.  
 
4. Comunicación de crisis
No siempre se tiene en cuenta esta arista comunicacional. Sin embargo, un buen líder de proyecto debe prever los peores escenarios y una estrategia de contención que reduzca los daños que pueden llegar a producirse ante una crisis. Tener delineados con anticipación los pasos a seguir y los mensajes a comunicar mejora sustancialmente las posibilidades de salir airosos de una encrucijada.  
 
5. Comunicación de visibilidad, transparencia y rendición de cuentas
Todos los proyectos profesionales, pero más que nada aquellos que se llevan adelante en el sector público, deben contemplar uno o varios momentos de presentación de resultados y rendición de cuentas a gran escala, más que nada dirigida a actores externos. En la actualidad abundan las buenas prácticas en torno a esta cuestión, desde la difusión masiva de publicaciones escritas hasta el desarrollo de portales de datos abiertos y sitios web interactivos. No solamente es una obligación moral y en muchos casos legal, sino que también ayuda a elevar la reputación de la organización y su posicionamiento en la opinión de la ciudadanía, que suele reclamar y valorar el acceso a la información de instituciones tanto públicas como privadas. 
 
Como consejo final, es interesante remarcar un aspecto que parece una obviedad pero nunca está de más recordar: es fundamental adaptar la comunicación a los diferentes públicos. En un mundo sobrecomunicado, en el que vamos a estar compitiendo con infinidad de contenido relevante, hacer el ejercicio de empatizar y “ponernos en los zapatos del otro” para lograr llegar con nuestro mensaje de la mejor manera posible y a través de los canales más eficientes. 
 
 
 
Clara Sporleder:
Jefa de Oficina de Comunicación Interna de la Honorable Cámara de Diputados de la Nación Argentina 
Licenciada en Comunicación Social, con posgrados en Comunicación Creativa y Diseño y Evaluación de Políticas Públicas. Más de diez años de experiencia en comunicación interna, externa, digital y gestión del cambio. Anteriormente se desempeñó como consultora en organizaciones públicas, privadas y del tercer sector.