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August 20, 2019

15 pasos para desarrollar un proyecto exitoso (Parte 1 de 2)

Creatividad e innovación para alcanzar grandes resultados.

Por: Cecilia Boggi

En este artículo te vamos a guiar para lograr resultados exitosos en tus proyectos siguiendo unos simples 15 pasos. En primer lugar, tenemos que definir qué entendemos por proyecto. Según el Project Management Institute, PMI, organización internacional de Dirección de Proyectos, un proyecto es un “emprendimiento temporal  que se lleva a cabo para obtener un producto, servicio o resultado único”.
 
De acuerdo a las características y complejidades de tu proyecto, este enfoque puede ser más o menos formal y más o menos detallado, pero siempre será necesario establecer objetivos, planificar el camino de acción y validar los resultados.
 
Veamos a continuación los primeros 5 pasos que te ayudarán a dominar el proyecto:
 
1. Establecer la Visión: Definir Objetivos claros.
Como primer paso de nuestro proyecto es fundamental establecer claramente hacia dónde queremos ir, cual es la visión por la que llevamos a cabo este trabajo y cuáles son los objetivos que perseguimos. La definición debe ser clara y concisa dado que nos guiará en los próximos pasos. Esta visión establece por qué es importante desarrollar este proyecto y cuáles serán los beneficios para nuestro negocio.

2. Conocer a los participantes clave y definir cómo comunicarnos.
Para llevar a cabo el trabajo del proyecto tendremos que contar con la colaboración de distintos participantes: patrocinador, clientes, usuarios, líder, equipo de proyecto, colaboradores, etc.
Necesitamos conocerlos e involucrarlos tempranamente para asegurarnos de que el proyecto pueda satisfacer sus necesidades o requerimientos, en el caso de los clientes y usuarios, y obtener su colaboración y apoyo, en el caso del equipo y otros colaboradores.
Entre los participantes claves, tenemos algunos roles que necesitan estar formalmente definidos a fin de comenzar ordenadamente el proyecto. Estos son el: patrocinador, líder del proyecto, cliente y el equipo.
El patrocinador es quién autoriza que el proyecto se desarrolle utilizando los recursos de la empresa y establece la visión y los objetivos.
El líder del proyecto, asignado por el patrocinador, es el responsable por cumplir con los objetivos establecidos, logrando los resultados esperados. Es el responsable final por el éxito del proyecto.
El cliente es quién establecerá los requisitos que deberán ser satisfechos por el trabajo del proyecto. Si el proyecto es para la misma empresa que lo ejecuta, el cliente puede ser un cliente interno y hasta podría ser el mismo patrocinador.
Por otro lado, necesitaremos de los colaboradores que realizarán el trabajo que involucre desarrollar el producto o servicio del proyecto. Estos conforman el equipo del proyecto. Es importante identificar a quienes formarán parte del equipo dado que, no sólo ejecutarán los trabajos, sino que también, algunos de ellos nos ayudarán en la propia definición del trabajo a realizar. Es posible que no podamos identificar a todos los miembros del equipo desde el inicio del proyecto, pero al menos deberíamos identificar a algunos colaboradores claves para que participen en la planificación del proyecto.
La comunicación adecuada y oportuna con todos los participantes es fundamental para poder realizar el trabajo del proyecto. Por este motivo, tenemos que planear la forma en que nos comunicaremos.
 
3. Obtener los Requisitos detallados.
A partir de la visión establecida en el primer paso y los interesados claves definidos en el paso anterior, el siguiente paso es el de recabar los requisitos detallados del cliente, patrocinador y usuarios del producto o servicio a desarrollar con el fin de que todos tengan un entendimiento común de los mismos. Estos requerimientos deben estar claramente documentados y revisados con los involucrados, dado que a partir de los mismos se definirá la solución que proveerá el proyecto.
Este paso es fundamental para el éxito de tu proyecto dado que la definición pobre de los requerimientos es una de las causas más frecuentes de fracaso de proyectos.
 
4. Elaborar la Descripción del Alcance de la solución.
En este punto se debe definir cuál será la solución que proveerá nuestro proyecto para dar respuesta a los requerimientos recopilados y llegar a la meta establecida por la visión desarrollada. Esta descripción debe especificar cuál será el producto o servicio que vamos a construir y cuáles son sus características y funcionalidades.
Es probable que necesitemos desarrollar algunos productos intermedios para lograr construir nuestro producto. Estos resultados intermedios también forman parte del alcance y tenemos que incluirlos en la definición para asegurarnos que los llevemos a cabo en el marco del proyecto. Todo el trabajo que se requiera realizar en el proyecto debe estar definido en el alcance.
 
 5. Establecer indicadores de calidad y criterios de aceptación.
Los productos que producirá nuestro proyecto deberán cumplir con ciertos estándares de calidad a fin de satisfacer a nuestros clientes. Para lograr esto, tenemos que definir cuáles son los estándares que se requiere cumplir y cómo vamos a trabajar para lograrlos. Los criterios de aceptación definen la manera en que vamos a comprobar que se cumplen con los estándares y que los productos serán aceptados por nuestros clientes. Si estos criterios no se definieran en forma temprana, nos puede pasar que cuando hayamos concluido con nuestro trabajo no enteremos que el cliente estaba esperando otra cosa diferente a la que hemos elaborado.  Definir los criterios de aceptación y revisarlos con el cliente o el patrocinador nos puede ahorrar varios dolores de cabeza.
 
Continúe leyendo la segunda parte del artículo: 15 pasos para desarrollar un proyecto exitoso (Parte 1 de 2).
 
Cecilia Boggi:
Licenciada en Análisis de Sistemas en la Universidad de Buenos Aires, executive MBA en la Universidad Francisco de Vitoria (España), posgrado en Management en la Universidad del CEMA. Certificada como Project Management Professional (PMP) y en Scrum Máster, entre otros. Más de 30 años liderando proyectos de desarrollo de software, procesos organizacionales e implementación de de Project Manegement Offices, tanto en el ámbito público como en el privado en Argentina, Chile, Bolivia, otros países de América Latina, y en España.